Se você chegou aqui se perguntando do que se trata essa tal de Estrutura Organizacional, lá vai a sua resposta: é a forma como uma empresa se organiza em termos de áreas, cargos e funções, de maneira a atender todas as necessidades da sua operação.
Tá, até aí, ok. Toda empresa é dividida em áreas e possui diversos cargos e funções, não é mesmo? Maaas, será que esse desenho tem sido eficiente na sua empresa? Afinal, o papel de uma boa estrutura organizacional é trazer clareza de funções, possibilitar alinhamento de objetivos entre os departamentos, facilitar tomadas de decisão e dar a todos uma visão geral do negócio.
É por isso que, no artigo de hoje, compilamos mais de 18 anos de experiência em diagnóstico de estruturas organizacionais, para separar 7 dicas para que você possa avaliar as áreas da sua empresa e entender se a estrutura organizacional atual realmente faz sentido ou precisa de melhorias. Confira!
1- Uma estrutura organizacional eficiente garante que a responsabilidade de cada área esteja bem definida
É muito comum encontrar, dentro da empresa, papéis sobrepostos e bolas divididas. Sabe quando existe uma ou mais atividades que pertencem a mais de uma área? Isso é bem comum acontecer com suporte ao cliente, gestão de eventos e gestão de mídias sociais, por exemplo.
Mas, a verdade é que o ditado é verídico: cão com dois donos morre de fome (ou come demais rs). Quando mais de uma área cuida do mesmo escopo, algumas coisas podem ficar fora do padrão e não funcionar como o esperado, seja porque ninguém se considera “dono” daquilo ou porque acaba virando uma colcha de retalhos feita por várias mãos.
2- Uma estrutura organizacional eficiente assegura que os cargos existentes e o papel de cada cargo estão coerentes com as necessidades da empresa e o padrão do mercado
Que atire a primeira pedra quem nunca viu alguém em um certo cargo, sendo remunerado por outro e desempenhando as funções de outro rs. Seja um assistente fazendo papel de analista ou um analista fazendo papel de gerente, se essa relação entre cargo, papel e remuneração não estiver bem estabelecida, não tem como a conta fechar.
Numa estrutura organizacional eficiente, as pessoas precisam ser devidamente qualificadas para suas atividades. Isso quer dizer que não devem estar em um papel nem muito abaixo nem muito acima do que podem entregar. Num cargo de auxiliar, por exemplo, não deveríamos ter uma pessoa com formação superior completa e vários anos de experiência, assim como não deveríamos ter uma pessoa com pouca experiência e baixo nível técnico em um cargo de supervisão. Parece óbvio, mas é muito comum encontrarmos distorções desse tipo.
3- Uma estrutura organizacional eficiente conta com lideranças bem definidas e equipes com tamanho adequado
Segundo diversos estudos desenvolvidos com base em uma vasta literatura, uma gestão eficiente requer que exista, em média, uma liderança direta para cada grupo de até dez/doze pessoas. É humanamente desleal querer que uma liderança dê conta de acompanhar corretamente, alinhar expectativas e oferecer feedback de maneira adequada para grupos maiores do que isso. E, claro, grupos com lideranças inconsistentes caminham cada vez mais longe da produtividade e do alto desempenho.
4- Uma estrutura organizacional eficiente possibilita flexibilidade na divisão de papéis
Claro que precisa haver clareza nas funções e nas responsabilidades de cada um dentro de um time. Mas, com algumas exceções, no geral, as empresas precisam de pessoas com perfis mais generalistas, que tenham flexibilidade para compreender o papel da área como um todo e sejam capazes de atuar em diferentes frentes.
Talvez, essa “habilidade” seja necessária apenas para cobrir férias de algum colega, mas talvez também seja necessária para garantir a formação de sucessores que também sejam capazes de ter uma visão ampla da área e do negócio.
5- Uma estrutura organizacional eficiente mantém um nível adequado de turnover
Afinal, algumas áreas podem tolerar uma rotatividade mais alta, estando estruturada para capacitar novos colaboradores de forma mais rápida e pouco onerosa. No entanto, na maioria das outras áreas, uma rotatividade elevada representa perda de tempo, eficiência e dinheiro, por conta da necessidade contínua de preparar e capacitar essas pessoas. Nesse caso, é necessário combater os motivos que podem estar elevando as taxas de turnover.
6- Uma estrutura organizacional eficiente evita áreas inchadas ou com ritmo lento de trabalho
É aqui que entra o famoso “headcount”, que nada mais é do que conferir se o número de pessoas de uma determinada área está coerente com o seu planejamento operacional. Ninguém quer uma área com gente “sobrando”, assim como também ninguém quer uma área que não consegue entregar com a agilidade necessária por falta de gente.
Nesse momento, talvez você possa estar se questionando como é possível fazer esse diagnóstico. E é simples (mas nem tanto rs): benchmarks com outras empresas de estruturas similares, análise do número de horas extras do time e avaliação da produtividade média da área em comparação com a produtividade individual de cada um podem ser bons caminhos.
7- Uma estrutura organizacional eficiente enxerga atividades que possam ser automatizadas ou até suprimidas, aumentando a produtividade dos times
Pode ser que existam atividades alocadas entre os colaboradores que até fizeram sentido no passado, mas que não são mais necessárias. Ou então, atividades que, hoje, podem ser feitas através da automatização de tarefas, de inteligência artificial e do uso, no geral, da tecnologia.
Nós realmente acreditamos que o intelecto humano é fundamental e insubstituível, que a inteligência artificial precisa da inteligência humana para performar, mas podemos e precisamos utilizar a tecnologia a nosso favor.
Enfim… se você chegou até aqui, com certeza está 7 vezes mais preparado(a) para avaliar a estrutura organizacional da sua empresa e tomar decisões importantes em relação a ela. Aqui na Equilibrium, como dissemos no começo deste artigo, já são mais de 18 anos ajudando empresas, a partir de nossos programas de remuneração e gestão de desempenho, a estruturarem suas equipes de maneira eficiente e produtiva. Se você quer encurtar o caminho, clique no botão abaixo e fale direto com o nosso time de atendimento!